MATRÍCULA ORDINARIA O EXTRAORDINARIA
La matrícula ordinaria o extraordinaria la realiza el estudiante de modo virtual, mediante el Sistema Académico OASIS en las fechas que establece la Institución mediante el Calendario Académico.
INGRESO A CARRERA (Estudiantes que van a primer semestre)
Cuando los estudiantes ingresan al PAO 1 de las carreras deben presentar en Secretaria Académica de Grado los siguientes documentos:
- Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía, certificado de votación actual, carnet de vacunas, carnet de discapacidad en caso de poseer ( todo en una sola hoja)
- Fotocopia a color del título de bachiller debidamente refrendado o acta de grado certificada, o certificado de haber aprobado el tercer año de bachillerato.
- Certificado de promoción del curso de nivelación otorgado por el Centro de Admisión y Nivelación (este certificado será adjuntado por la Secretaria Académica) o certificado de exoneración del SNNA en el área de conocimiento compatible con la carrera (en caso de los (las) estudiantes que ingresaron por el SNNA), tomando en cuenta que es promovido al primer periodo académico ordinario de carrera, siempre y cuando aprueben todas las asignaturas.
- Fotocopia a color del título profesional (de poseerlo).
- Certificado médico original actualizado
- Dos fotos tamaño carnet actualizadas
- Comprobante de pago de los aranceles correspondientes por casos de segunda y tercera matrícula en el Centro de Admisión y Nivelación.
- Una carpeta colgante y una carpeta de bincha, de acuerdo con los colores que corresponde a cada Carrera.
CARRERA CARPETA
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- Agronomía: Verde
- Zootecnia: Rojo
- Ing. Ambiental: Amarillo
- Turismo: Celeste
- Tecnologías de la Información: Naranja
SEGUNDA MATRÍCULA
Comprende el registro definitivo en el Sistema Académico Institucional YANKAY de las asignaturas, de la malla curricular de la carrera que cursa el estudiante por segunda ocasión, al haber reprobado la(s) asignatura(s).
Ruta de matriculación:
- Generar pre – matrícula desde el módulo web del Sistema Académico Institucional YANKAY.
- Coordinador/a de la carrera deberá revisar y autorizar la respectiva matrícula en un plazo de 1 día.
- El estudiante revisará el estado de la matrícula y procederá a realizar el pago de valores (de ser el caso) por pérdida parcial o total de la gratuidad en dos (2) días contados a partir de la fecha de autorización por parte del Coordinador/a de la Carrera en BanEcuador o en una agencia del Banco del Pacífico (no puntos de pago) indicando en la ventanilla de estas entidades financieras el número de cédula.
- El estudiante debe acercarse a la oficina de Secretaría de la Sede Orellana con el comprobante de pago, la factura receptada en su correo institucional. Por otra parte, para los estudiantes que conserven la gratuidad el Coordinador/a de la carrera deberá asentar y legalizar la matrícula en un plazo máximo de 1 día.
- El Coordinador de Carrera verificará el pago y procederá a colocar la matrícula en estado DEFINITIVA.
Importante
Los estudiantes podrán obtener desde el Sistema Académico “YANKAY”, los certificados de matrícula; certificados de asistencia; récords académicos; actas de calificación de titulación; y, transcripción del acta de grado. Para mayor detalle revisar el TÍTULO IX, CAPÍTULO I, DE LAS MATRICULAS DE GRADO Y POSGRADO DEL RÉGIMEN ACADÉMICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO.
Condiciones:
- Si el estudiante reprueba hasta dos asignaturas por primera vez, podrá matricularse nuevamente en ellas y en otras permitidas por la malla curricular, sin cruce de horario.
- En caso de cruce de horario en asignaturas con segunda matrícula, tendrán prioridad las asignaturas del PAO inferior, previa autorización del Coordinador/a de la Carrera.
- Cuando el estudiante haya reprobado por primera vez en tres o más asignaturas podrá matricularse por segunda ocasión únicamente en estas asignaturas.
TERCERA MATRÍCULA
Se autorizará excepcionalmente hasta la tercera matrícula, siempre y cuando el (la) estudiante haya reprobado asignatura (s) por segunda ocasión y justifique de manera documentada su caso, teniendo en cuenta las siguientes situaciones:
- Rendimiento académico: Tener un promedio general de al menos 70 % en asignaturas aprobadas, respaldado por el récord académico.
- Enfermedades: Problemas de salud que impidieron el desarrollo normal de actividades académicas.
- Calamidad doméstica: Fallecimiento o enfermedad grave de familiares cercanos que afectaron el desempeño académico.
- Accidentes: Situaciones que requirieron hospitalización o tratamiento prolongado, afectando el rendimiento académico.
- Maternidad y lactancia: Complicaciones en el embarazo, parto o puerperio que impidieron el desarrollo académico, debidamente justificadas.
Importante: Se autorizará excepcionalmente hasta la tercera matricula en más de tres asignaturas, siempre y cuando el estudiante cumpla con alguna de las condiciones de los numerales dos al cinco.
Ruta de matriculación:
- Solicitar al Director de Sede la concesión de tercera matrícula, en los plazos establecidos en el calendario académico a través de YANKAY.
- El/la Director/a de Sede revisará la solicitud de tercera matrícula en un plazo máximo de 2 días hábiles.
- Se aprobará o negará la tercera matrícula según corresponda.
- El resultado será comunicado al estudiante a través de su correo electrónico institucional.
- El estudiante podrá verificar el estado de su solicitud en el sistema académico Yankay.
- Si la solicitud es aprobada, el/la Director/a notificará a la Coordinación de Carrera mediante el sistema académico para que se proceda con la matrícula.
- Secretaría Académica contacta al estudiante para proceder con la matrícula.
- El estudiante verificará en el sistema académico Yankay el valor a cancelar y deberá proceder con el pago en BanEcuador o en una agencia del Banco del Pacífico (no puntos de pago) indicando en la ventanilla de estas entidades financieras el número de cédula.
- El estudiante deberá entregar el comprobante de pago en la oficina de Secretaría Académica.
- El Coordinador de Carrera verificará el pago y procederá a colocar la matrícula en estado DEFINITIVA.
RETIRO DE ASIGNATURA O RETIRO DE MATRÍCULA
Estos procesos están descritos en los artículos 171, 172 y 173 del CAPÍTULO III RETIROS DE LAS ASIGNATURAS DE NIVELACIÓN, GRADO Y POSGRADO, del REGLAMENTO DE RÉGIMEN ACADÉMICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO (revisar previo al trámite).
Retiros de nivelación
Las y los estudiantes podrán retirarse del curso de nivelación de carrera de forma voluntaria, en los casos detallados a continuación:
- Retiro temporal. – Se entiende por retiro temporal, la autorización otorgada por el (la) Coordinador/a de Carrera, a los o (las) estudiante (s) para suspender temporalmente el cumplimiento de sus actividades académicas en el curso de nivelación en el que esté legalmente matriculado de acuerdo al Calendario Académico vigente, debido a enfermedades catastróficas, aspirantes a servidores de fuerzas públicas, calamidad doméstica, accidentes del estudiante.
- Retiro Definitivo. – Se entiende por retiro definitivo, la autorización otorgada por el Subdecano (a) de la Facultad o Coordinador Académico de Sede a los o (las) estudiante (s) para finalizar el cumplimiento de sus actividades académicas en el curso de nivelación de carrera en el que esté legalmente matriculado de acuerdo al Calendario Académico vigente.
Retiro(s) de asignatura(s) o PAO de Grado
Se entiende por retiro, la autorización otorgada por el Coordinador/a de la Carrera a los o (las) estudiante (s) para suspender el cumplimiento de sus actividades académicas, en una o más asignaturas o de un PAO (todas las asignaturas) en las que esté legalmente matriculado de acuerdo al Calendario Académico
Retiro de matrícula (transcurso del periodo académico) de Grado. – Los estudiantes podrán acceder al retiro de su matrícula en los siguientes casos de excepción:
- Enfermedades graves del estudiante.
- Calamidad doméstica.
- Accidentes del estudiante que requieran de hospitalización o tratamiento permanente.
HOMOLOGACIÓN Y CONVALIDACIÓN
La homologación es la transferencia de horas académicas o créditos de asignaturas aprobadas entre carreras o niveles formativos, permitiendo reconocer hasta la totalidad de un programa. Se basa en equivalencias y puede aplicarse a convenios internacionales. Su validación se realiza mediante exámenes, reconocimiento de trayectoria profesional o movilidad académica para reingreso a instituciones nacionales e internacionales. Para mayor detalle revisar el CAPÍTULO III, RECONOCIMIENTO Y HOMOLOGACION del REGLAMENTO DE RÉGIMEN ACADÉMICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO.
Importante: Estos procesos tienen fechas específicas de ejecución por lo que es importante que el alumno que desee realizar movilidad interna o externa revise con anticipación el Calendario Académico Institucional.
Para el ingreso de estudiantes de otras IES a las Carreras que oferta la ESPOCH deberán presentar los siguientes requisitos:
- Solicitud de autorización para cambio de carrera proveniente de otras IES Públicas y/o Particulares que sean reconocidas por la SENESCYT; dirigido al Vicerrector (a) Académico(a);
- Récord Académico y sílabos de la Institución de Educación Superior de la que proviene;
- Certificado de haber tenido gratuidad en una Institución de Educación Superior Pública hasta el período académico en el que estuvo legalmente matriculado;
- Certificado de asignación de cupo con el puntaje obtenido en el proceso de admisión; si el estudiante tiene dos o más puntajes de asignación, por principio de favorabilidad se le considerará el puntaje más alto;
- Certificado de aprobación del curso de nivelación y/o examen exonera;
- Certificado de modalidad de estudios, sistema de evaluación y de no tener ninguna sanción en la Institución de Educación Superior de la que proviene;
- Copia de la malla curricular;
- Copia a color de la cédula de identidad;
- Copia a color certificado de votación; y
- Copia a color del título de bachiller.
Una vez analizada, valorada y aprobada la solicitud por parte del Decanato Académico, se enviará a los (a) Coordinadores de Carrera el informe autorizando el cambio y la procedencia de continuar el trámite de homologación de asignaturas. Al concluir el procedimiento de Homologación, el mismo será registrado en el Sistema Académico Institucional “YANKAY” y constará en el portafolio del estudiante. Por otra parte, la Comisión de Carrera será la responsable de aprobar el trámite de homologación de asignaturas para carreras de grado.
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RECALIFICACIÓN DE EVALUACIONES MEDIO CICLO, FIN DE CICLO Y DE RECUPERACIÓN.
El procedimiento para recalificación de evaluaciones contempla lo siguiente:
- El estudiante debe realizar una solicitud dirigida al Coordinador(a) Académico(a) de la Sede en dos (2) días término subsiguientes al registro del acta de calificaciones en el Sistema Académico Institucional por parte del profesor.
SOLICITUD DE CERTIFICADOS ACADÉMICOS
Los (as) estudiantes podrán solicitar en la Secretaría Académica de la Sede Orellana los certificados de matrícula, promociones y otros documentos que fueren necesarios para sus trámites. El estudiante deberá presentar la solicitud dirigida al Coordinador de la Carrera.
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MOVILIDAD INTERNA O TRASPASO
La movilidad interna corresponde a los cambios de carrera están sujetos a los cupos entregados por cada carrera, observando la normativa vigente. (Revisar los artículos 56 y 57 del capítulo VIII del REGLAMENTO DE RÉGIMEN ACADÉMICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO).
Estos procesos tienen fechas específicas de ejecución por lo que es importante que el alumno que desee realizar movilidad interna revise con anticipación el Calendario Académico Institucional.
Para el caso de requerir el trámite de movilidad interna, los estudiantes deberán presentar:
- Oficio dirigido al Coordinador de Carrera de la Sede Orellana, solicitando todos los documentos de la carpeta. El oficio deberá ser entregado en Secretaría Académica de la Sede.
- Una vez entregado la carpeta al estudiante, este deberá continuar con el trámite en Secretaría Académica de la Matriz.
- Deberá realizar un oficio dirigido al (a) Vicerrector(a) Académico(a), solicitando autorización para cambio y homologación de asignaturas aprobadas (original y copia).
- Record Académico (original y copia)
- Certificado de asignación de cupo con la calificación obtenida.
- Certificado de aprobación del Curso de Nivelación de carrera.
- Informe de homologación de la carrera receptora.
- Certificado médico (original).
· La Movilidad Interna se refiere al cambio de Carrea de origen a una distinta Carrera, sea de la Matriz o Sedes, y al nivel que le corresponde continuar según un proceso de convalidación de asignaturas.
· El Traspaso se refiere a una de movilidad interna que se realiza de la Carrera de origen a la misma Carrera y mismo nivel que le corresponde, en la Matriz o Sedes.
Los estudiantes deberán entregar el oficio para Vicerrector(a) Académico(a) en la Oficina de Secretaría Académica de la Matriz, durante la semana de matrículas ordinarias establecida en el calendario académico, con todos los documentos adjuntos.
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MOVILIDAD EXTERNA
La movilidad externa considera al ingreso de estudiantes de otras Instituciones de Educación Superior a las Carreras que oferta la ESPOCH. (Revisar los artículos 58 y 59 del capítulo VIII del REGLAMENTO DE RÉGIMEN ACADÉMICO DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO).
Estos procesos tienen fechas específicas de ejecución por lo que es importante que el alumno que desee realizar movilidad interna o externa revise con anticipación el Calendario Académico Institucional.
Para el ingreso de estudiantes de otras IES a las Carreras que oferta la ESPOCH deberán presentar los siguientes requisitos:
- Oficio dirigido al (a) Vicerrector (a) Académico(a), solicitando autorización para la movilidad externa de Universidad / Escuela Politécnica / Instituto Superior reconocido por la SENESCYT y el trámite de homologación de las asignaturas aprobadas.
- Record Académico de la Institución de Educación Superior de la que proviene (original y copia).
- Certificado de haber tenido gratuidad en una Institución de Educación Superior Pública hasta el período académico en el que estuvo legalmente matriculado.
- Certificado de asignación del cupo con la calificación obtenida.
- Certificado de aprobación de la Nivelación de la Carrera y /o examen exonera.
- Certificado de modalidad de estudios, sistema de evaluación y de no tener ninguna sanción en la Institución de Educación Superior de la que proviene.
- Informe de homologación de la carrera receptora.
- Copia de la malla curricular
- Copia a color de la cédula de identidad
- Copia a color certificado de votación
- Copia a color del título de bachiller
Los estudiantes deberán entregar el oficio para Vicerrector(a) Académico(a) en la Oficina de Secretaría Académica de la Matriz, dedurante la semana de matrículas ordinarias establecida en el calendario académico, con todos los documentos adjuntos.
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JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA A CLASES
Los estudiantes podrán justificar su inasistencia a clases ante la Coordinación de la Carrera hasta por diez días; a partir del onceavo hasta los veinte días lo realizará ante el Director de la Sede; en ambos casos se deberá presentar los respectivos los justificativos que avalen su inasistencia.
Para tramitar la justificación deberá entregar la solicitud junto con la evidencia del motivo argumentado, al Coordinador(a) de la Carrera respectiva.
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JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIA A EVALUACIÓN
Los estudiantes que no se hayan presentado a las evaluaciones, de acuerdo con el horario, deberán presentar una solicitud al Coordinador de Carrera en un plazo máximo de 3 días laborables a partir de la fecha de recepción de la evaluación, adjuntando los documentos que justifiquen su inasistencia. Las causas para considerarse como justificación son las siguientes:
- Imposibilidad física por motivos de salud, plenamente comprobados;
- Por fallecimiento de familiares hasta segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad, ocurrido dentro de los 3 días anteriores a la evaluación; y
- Otros casos que, a juicio del Coordinador de Carrera considere pertinente.
En estos casos, la evaluación se receptará en los cinco (5) días laborables subsiguientes a la notificación de la autorización.
Para tramitar la justificación deberá entregar la solicitud, junto con la evidencia del motivo argumentado, al Coordinador(a) de la Carrera respectiva.